IT-Sicherheit für Unternehmen

Damit ein falscher Klick nicht den ganzen Betrieb lahmlegt

Viele kleinere Unternehmen verlassen sich darauf, dass Computer, E-Mail, WLAN und Programme schon irgendwie ausreichend geschützt sind. Häufig fällt erst bei einem Sicherheitsvorfall auf, dass Updates fehlen, Zugänge unzureichend abgesichert sind oder keine funktionierende Datensicherung vorhanden ist.

Dabei muss IT-Sicherheit weder kompliziert noch unbezahlbar sein.

Ich unterstütze kleine Unternehmen und Selbstständige dabei, typische Sicherheitslücken zu erkennen und den technischen Basisschutz verständlich und praxisnah zu verbessern – vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung oder, soweit möglich, per Fernunterstützung.

Auf dieser Seite geht es bewusst um die technische IT-Sicherheit. Datenschutzberatung, sichere Cloud-Lösungen und geschützte Unternehmenskommunikation werden als eigene Leistungen angeboten.

Für welche Unternehmen ist das Angebot gedacht?

Mein Angebot richtet sich insbesondere an:

  • kleine Unternehmen und Familienbetriebe
  • Handwerksbetriebe
  • Arztpraxen und andere Einrichtungen im Gesundheitsbereich
  • Vereine und soziale Einrichtungen
  • kleine Büros und Agenturen
  • Selbstständige und Freiberufler
  • Betriebe ohne eigene IT-Abteilung

Auch wenn bereits ein externer IT-Dienstleister vorhanden ist, kann eine zusätzliche unabhängige Sicherheitsprüfung sinnvoll sein.

Wobei ich Sie unterstützen kann

Sicherheitscheck für Computer und Arbeitsplätze

Ich prüfe gemeinsam mit Ihnen, wie Ihre Computer und mobilen Geräte derzeit geschützt sind.

Dabei geht es unter anderem um:

  • den aktuellen Stand von Betriebssystemen und Programmen
  • vorhandenen Viren- und Schadsoftwareschutz
  • unnötige oder veraltete Programme
  • lokale Benutzer- und Administratorkonten
  • automatische Bildschirmsperren
  • verschlüsselte Geräte und Datenträger
  • den sicheren Umgang mit USB-Sticks und externen Festplatten

Sie erhalten keine unverständliche technische Fehlerliste, sondern eine nach Wichtigkeit sortierte Übersicht der notwendigen Maßnahmen.

Sichere Benutzerkonten und Zugänge

Ein einziges gestohlenes oder mehrfach verwendetes Passwort kann ausreichen, um Zugriff auf E-Mail-Konten, Unternehmensdaten oder wichtige Programme zu erhalten.

Ich unterstütze Sie bei:

  • einer sinnvollen Passwortstrategie
  • der Einführung eines Passwortmanagers
  • der Einrichtung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • der Trennung persönlicher und gemeinsam genutzter Konten
  • der Überprüfung von Administratorrechten
  • dem sicheren Umgang mit Zugängen ausgeschiedener Mitarbeiter
  • der Absicherung besonders wichtiger Konten

Dabei wird berücksichtigt, was im Arbeitsalltag tatsächlich praktikabel ist.

Router, WLAN und Fernzugriffe absichern

Router und WLAN sind häufig über Jahre in Betrieb, ohne dass Einstellungen oder Updates überprüft werden.

Ich kontrolliere beispielsweise:

  • die Sicherheitseinstellungen des Routers
  • vorhandene Firmware-Updates
  • die Verschlüsselung des WLANs
  • unsichere Standardkennwörter
  • getrennte Zugänge für Mitarbeiter und Gäste
  • von außen erreichbare Dienste
  • eingerichtete Fernwartungszugänge
  • unnötig freigegebene Netzwerkfunktionen

Ziel ist kein unnötig kompliziertes Netzwerk, sondern ein nachvollziehbarer und belastbarer Grundschutz.

Updates und grundlegende Systemhärtung

Veraltete Programme und Betriebssysteme gehören zu den häufigsten Einfallstoren für Schadsoftware.

Ich helfe Ihnen dabei:

  • automatische Updates sinnvoll einzurichten,
  • nicht mehr benötigte Software zu entfernen,
  • veraltete Systeme zu erkennen,
  • unnötige Dienste und Freigaben zu deaktivieren,
  • Sicherheitsfunktionen des Betriebssystems richtig zu verwenden,
  • einen einfachen Ablauf für regelmäßige Kontrollen festzulegen.

So wird verhindert, dass wichtige Aktualisierungen dauerhaft liegen bleiben.

Datensicherung und Wiederherstellung prüfen

Eine Datensicherung hilft nur dann, wenn sie vollständig ist und sich im Notfall tatsächlich wiederherstellen lässt.

Gemeinsam prüfen wir:

  • welche Daten für den Betrieb unverzichtbar sind,
  • ob diese Daten regelmäßig gesichert werden,
  • ob Sicherungen vom laufenden System getrennt sind,
  • wie lange Sicherungen aufbewahrt werden,
  • wer für die Kontrolle verantwortlich ist,
  • ob eine Wiederherstellung bereits getestet wurde,
  • was bei einem Ausfall zuerst benötigt wird.

Die Auswahl und Einrichtung vollständiger Cloud-Arbeitsplätze ist ein eigenes Leistungsangebot. Hier geht es ausschließlich um die Sicherheit und Verfügbarkeit Ihrer betrieblichen Daten.

Schutz vor Phishing und Schadsoftware

Viele Angriffe beginnen nicht mit einem technischen Spezialangriff, sondern mit einer täuschend echt aussehenden E-Mail, einem falschen Anhang oder einer nachgebauten Anmeldeseite.

Ich zeige Ihnen und Ihren Mitarbeitern verständlich:

  • woran verdächtige Nachrichten erkannt werden können
  • warum Zeitdruck und Drohungen typische Warnzeichen sind
  • wie Links und Dateianhänge sicher geprüft werden
  • was nach einem falschen Klick zu tun ist
  • an wen verdächtige Vorgänge gemeldet werden sollen
  • warum ein Vorfall nicht verschwiegen werden sollte

Der Schwerpunkt liegt auf konkreten Alltagssituationen statt auf theoretischen Schulungsfolien.

Vorbereitung auf einen IT-Sicherheitsvorfall

Bei einem verdächtigen Vorfall zählt jede Minute. Trotzdem sollte niemand hektisch Dateien löschen, Programme installieren oder Geräte neu starten, ohne die möglichen Folgen zu kennen.

Ich unterstütze Sie bei einem einfachen Notfallablauf:

  • Wer muss informiert werden?
  • Welche Geräte sollten getrennt werden?
  • Welche Veränderungen sollten vermieden werden?
  • Wo befinden sich wichtige Zugangsdaten?
  • Wie erreicht man den zuständigen IT-Dienstleister?
  • Welche Systeme werden für den weiteren Betrieb unbedingt benötigt?

So wissen Mitarbeiter im Ernstfall, was sie tun sollen und wer die nächsten Schritte übernimmt.

So läuft die Unterstützung ab

1. Kostenloses Erstgespräch

In einem kurzen Gespräch klären wir, wie Ihr Unternehmen technisch aufgestellt ist und wo derzeit die größten Unsicherheiten bestehen.

2. Prüfung vor Ort oder per Fernunterstützung

Abhängig vom Auftrag prüfe ich einzelne Arbeitsplätze oder die grundlegende technische Umgebung Ihres Betriebes.

3. Verständliche Auswertung

Sie erhalten eine übersichtliche Einschätzung:

  • Was sollte sofort geändert werden?
  • Was ist mittelfristig sinnvoll?
  • Welche Maßnahmen sind bereits ausreichend umgesetzt?
  • Welche Ausgaben sind tatsächlich notwendig?

4. Umsetzung nach Absprache

Kleinere Verbesserungen können häufig direkt umgesetzt werden. Für umfangreichere Arbeiten erhalten Sie vorab eine klare Einschätzung der Kosten.

Eine Zusammenarbeit mit Ihrem bestehenden IT-Dienstleister ist ausdrücklich möglich.

Transparente Preise

Alle genannten Preise sind Endpreise. Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Kostenloses Erstgespräch

Kurze telefonische oder digitale Ersteinschätzung bis etwa 20 Minuten.

Kostenlos

IT-Sicherheits-Kurzcheck

Geeignet für Selbstständige und sehr kleine Betriebe.

Enthalten sind:

  • Besprechung der aktuellen Situation
  • Prüfung eines Arbeitsplatzes
  • Kontrolle wichtiger Konten und Sicherheitsfunktionen
  • kurze Prüfung von Router und WLAN
  • Einschätzung der Datensicherung
  • priorisierte Handlungsempfehlungen

149 Euro

Zeitumfang: bis etwa 90 Minuten.

IT-Basisschutz für kleine Betriebe

Geeignet für Unternehmen mit bis zu fünf Arbeitsplätzen.

Enthalten sind:

  • Prüfung der Arbeitsplätze
  • Kontrolle von Benutzer- und Administratorrechten
  • Überprüfung wichtiger Zugänge
  • Prüfung von Router, WLAN und Fernzugriffen
  • Kontrolle des Update-Standes
  • Überprüfung der vorhandenen Datensicherung
  • verständliche Dokumentation der wichtigsten Maßnahmen
  • Abschlussbesprechung

Ab 399 Euro

Der endgültige Preis richtet sich nach Anzahl und Aufbau der Systeme und wird vorher vereinbart.

Erweiterte Sicherheitsprüfung

Geeignet für Betriebe mit mehreren Arbeitsplätzen, einem Server, einem NAS-System oder mehreren Standorten.

Zusätzlich möglich sind:

  • erweiterte Prüfung von Netzwerk und Freigaben
  • Kontrolle von Server- und Administrationszugängen
  • Überprüfung vorhandener Fernwartungslösungen
  • Prüfung der Wiederherstellbarkeit wichtiger Daten
  • Erstellung eines einfachen IT-Notfallplans
  • ausführlicher Maßnahmenbericht

Ab 749 Euro

Nach einem kostenlosen Vorgespräch erhalten Sie ein individuelles Festpreisangebot.

Umsetzung einzelner Maßnahmen

Beispielsweise:

  • Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Einführung eines Passwortmanagers
  • Absicherung von Benutzerkonten
  • Bereinigung veralteter Software
  • Einrichtung sicherer Update-Abläufe
  • Anpassung von Router- und WLAN-Einstellungen
  • Unterstützung bei einer funktionierenden Datensicherung

Ab 89 Euro je Stunde

Abgerechnet wird nur der vorher vereinbarte Aufwand.

Keine unnötigen Verträge

Nicht jedes kleine Unternehmen benötigt einen langfristigen Wartungsvertrag oder ein umfangreiches Sicherheitspaket.

Sie entscheiden selbst, ob Sie:

  • nur eine einmalige Prüfung
  • Unterstützung bei einzelnen Maßnahmen
  • eine regelmäßige Sicherheitskontrolle
  • eine begleitende Beratung benötigen

Es werden keine Programme, Lizenzen oder laufenden Leistungen empfohlen, die für Ihren Betrieb keinen erkennbaren Nutzen haben.

IT-Sicherheit verständlich erklärt

Sie müssen keine technischen Fachbegriffe kennen, um sichere Entscheidungen treffen zu können.

Ich erkläre Ihnen:

  • welches Risiko tatsächlich besteht
  • welche Maßnahme dagegen hilft
  • was dringend ist
  • was später umgesetzt werden kann
  • welche Kosten entstehen
  • welche Einschränkungen im Arbeitsalltag zu erwarten sind

Ziel ist eine IT-Umgebung, die nicht nur auf dem Papier sicher wirkt, sondern im täglichen Betrieb zuverlässig funktioniert.

Vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung

Persönliche Unterstützung ist unter anderem möglich in:

  • Essen
  • Velbert
  • Heiligenhaus
  • Hattingen
  • Ratingen
  • Mülheim an der Ruhr
  • angrenzenden Teilen des Ruhrgebiets und des Niederbergischen Landes

Viele vorbereitende Gespräche und einzelne Einstellungen können auch per sicherer Fernunterstützung durchgeführt werden.

Die mögliche Anfahrt und entstehende Kosten werden vor der Terminvereinbarung transparent abgestimmt.

Häufige Fragen

Lohnt sich ein Sicherheitscheck auch bei nur zwei oder drei Arbeitsplätzen?

Ja. Gerade in kleinen Betrieben hängen häufig alle wichtigen Abläufe von wenigen Computern, einem E-Mail-Konto und einem Router ab. Fällt eines dieser Systeme aus, kann der gesamte Betrieb betroffen sein.

Muss meine vorhandene Technik vollständig ersetzt werden?

In der Regel nicht. Häufig lässt sich die Sicherheit bereits durch bessere Einstellungen, aktuelle Software, getrennte Benutzerkonten und abgesicherte Zugänge deutlich verbessern.

Kann garantiert werden, dass anschließend kein Angriff mehr möglich ist?

Nein. Einen vollständigen Schutz vor jedem Angriff gibt es nicht. Ziel ist es, typische Schwachstellen zu schließen, erfolgreiche Angriffe deutlich zu erschweren und die Folgen eines Vorfalls zu begrenzen.

Ersetzt die Prüfung meinen bisherigen IT-Dienstleister?

Nein. Die Prüfung kann unabhängig erfolgen oder vorhandene IT-Dienstleister ergänzen. Notwendige Maßnahmen können anschließend gemeinsam abgestimmt werden.

Ist die Prüfung gleichzeitig eine Datenschutzprüfung?

Nein. Technische IT-Sicherheit und Datenschutz hängen zwar zusammen, sind aber nicht identisch. Eine Prüfung der DSGVO-Organisation, der Datenschutzhinweise, Verträge oder Verarbeitungstätigkeiten ist Bestandteil der gesonderten Datenschutzberatung.

Werden auch Cloud-Systeme oder Firmenchats eingerichtet?

Ja, dafür gibt es eigene Angebote zu sicheren Cloud-Lösungen und geschützter Unternehmenskommunikation. Auf dieser Seite steht ausschließlich die technische Grundsicherheit Ihres Betriebes im Mittelpunkt.

Lassen Sie Ihre IT prüfen, bevor es zu einem Ausfall kommt

Sie sind unsicher, ob Ihre Arbeitsplätze, Benutzerkonten, Datensicherungen oder Netzwerkzugänge ausreichend geschützt sind?

In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Prüfung für Ihren Betrieb sinnvoll ist.

SMART + Sicher

Verständliche IT-Sicherheit für kleine Unternehmen in Essen, Velbert und Umgebung.

Kostenloses Erstgespräch anfragen
Datenschutz für Unternehmen

Datenschutz, der zum Betrieb passt und nicht nur aus Vorlagen besteht

Kundendaten, Rechnungen, Bewerbungen, Mitarbeiterunterlagen, Terminvereinbarungen, E-Mails und Kontaktdaten: Auch kleine Unternehmen verarbeiten täglich personenbezogene Daten.

Dabei entstehen schnell Fragen:

  • Welche Daten dürfen wir überhaupt speichern?
  • Welche Datenschutzhinweise benötigen wir?
  • Brauchen wir Einwilligungen?
  • Welche Verträge müssen mit Dienstleistern abgeschlossen werden?
  • Wie lange dürfen Unterlagen aufbewahrt werden?
  • Was tun wir bei einer Auskunftsanfrage oder Datenpanne?
  • Benötigt unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten?

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem eine rechtmäßige und nachvollziehbare Verarbeitung, eine klare Zweckbindung, eine Begrenzung der gespeicherten Daten und den Nachweis, dass Datenschutz im Unternehmen tatsächlich organisiert wird. Diese Anforderungen gelten grundsätzlich auch für kleine Betriebe, wobei Art und Umfang der Maßnahmen zum jeweiligen Unternehmen und zu den bestehenden Risiken passen müssen.

Ich unterstütze kleine Unternehmen, Selbstständige und Einrichtungen dabei, ihre Datenschutzorganisation verständlich, übersichtlich und alltagstauglich aufzubauen.

Vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung oder, soweit möglich, per digitaler Beratung.

Für welche Unternehmen ist das Angebot gedacht?

Mein Angebot richtet sich insbesondere an:

  • kleine Unternehmen und Familienbetriebe
  • Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe
  • Arztpraxen und andere Einrichtungen im Gesundheitsbereich
  • Vereine und soziale Einrichtungen
  • kleine Büros und Agenturen
  • Selbstständige und Freiberufler
  • Betriebe ohne eigene Datenschutzabteilung
  • Unternehmen, die ihre bestehenden Unterlagen überprüfen lassen möchten

Auch wenn bereits einzelne Datenschutzerklärungen oder Vorlagen vorhanden sind, lohnt sich eine Prüfung. Entscheidend ist nicht, wie viele Dokumente abgelegt wurden, sondern ob diese zum tatsächlichen Arbeitsablauf passen.

Wobei ich Sie unterstützen kann

Datenschutz-Bestandsaufnahme

Am Anfang steht eine verständliche Übersicht darüber, wo in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Gemeinsam betrachten wir beispielsweise:

  • Kundendaten und Interessentenanfragen
  • Mitarbeiter- und Bewerberdaten
  • Lieferanten und Geschäftspartner
  • Termin- und Auftragsverwaltung
  • Rechnungen und Buchhaltung
  • Newsletter und Werbung
  • Formulare und Kontaktanfragen
  • Foto- und Videoaufnahmen
  • eingesetzte Dienstleister
  • vorhandene Datenschutzunterlagen

Dabei geht es zunächst nicht darum, möglichst viele Formulare zu erstellen. Zuerst muss klar sein, welche Daten tatsächlich vorhanden sind, wofür sie benötigt werden und wer darauf zugreifen kann.

Sie erhalten anschließend eine verständliche Übersicht:

  • Was ist bereits gut geregelt?
  • Wo fehlen Unterlagen?
  • Welche Punkte sollten zuerst bearbeitet werden?
  • Welche Maßnahmen können später folgen?

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist eine zentrale Übersicht der Datenverarbeitung im Unternehmen.

Darin wird unter anderem festgehalten:

  • zu welchem Zweck Daten verarbeitet werden
  • welche Personengruppen betroffen sind
  • welche Datenarten verwendet werden
  • wer Daten erhält
  • ob externe Dienstleister beteiligt sind
  • ob Übermittlungen außerhalb der EU stattfinden
  • welche Löschfristen vorgesehen sind
  • welche Schutzmaßnahmen bestehen

Das von der Bundesbeauftragten für den Datenschutz bereitgestellte Muster sieht genau diese Angaben vor, einschließlich Zwecken, betroffenen Personen, Datenkategorien, Empfängern, Löschfristen und technischen sowie organisatorischen Maßnahmen.

Ich unterstütze Sie dabei, ein Verzeichnis zu erstellen, das nicht nur aus allgemeinen Mustertexten besteht, sondern die tatsächlichen Abläufe Ihres Betriebes beschreibt.

Typische Verarbeitungstätigkeiten sind beispielsweise:

  • Kunden- und Auftragsverwaltung
  • Personalverwaltung
  • Bewerbungsverfahren
  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnabrechnung
  • Kontaktformular
  • Videoüberwachung
  • Newsletterversand
  • Terminverwaltung
  • Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern

Datenschutzhinweise für Kunden, Mitarbeiter und Bewerber

Menschen müssen nachvollziehen können, was mit ihren Daten geschieht.

Je nach Betrieb können unterschiedliche Informationen erforderlich sein, beispielsweise für:

  • Kunden und Interessenten
  • Beschäftigte
  • Bewerber
  • Lieferanten und Ansprechpartner
  • Nutzer eines Kontaktformulars
  • Newsletter-Empfänger
  • Besucher von Geschäftsräumen
  • Personen, die von einer Kamera erfasst werden

Ich prüfe vorhandene Datenschutzhinweise oder unterstütze bei der Erstellung passender Informationen.

Dabei achte ich insbesondere darauf, dass die Texte:

  • zum tatsächlichen Ablauf passen
  • verständlich formuliert sind
  • die richtigen Zwecke benennen
  • die passenden Rechtsgrundlagen enthalten
  • Empfänger und Dienstleister berücksichtigen
  • nachvollziehbare Speicher- oder Löschfristen nennen
  • die Rechte der betroffenen Personen erklären
  • keine Dienste aufführen, die gar nicht verwendet werden

Eine lange Datenschutzerklärung ist nicht automatisch eine gute Datenschutzerklärung.

Rechtsgrundlagen und Einwilligungen prüfen

Nicht jede Datenverarbeitung benötigt eine Einwilligung.

Je nach Situation kann die Verarbeitung beispielsweise erforderlich sein:

  • zur Durchführung eines Vertrages
  • zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht
  • aufgrund eines berechtigten Interesses
  • zum Schutz lebenswichtiger Interessen
  • aufgrund einer wirksamen Einwilligung

Ich helfe Ihnen dabei, die Verarbeitungen im Unternehmen sinnvoll zuzuordnen und unnötige oder unpassende Einwilligungen zu vermeiden.

Vorhandene Einwilligungstexte werden unter anderem darauf geprüft:

  • Ist verständlich, worin eingewilligt wird?
  • Ist die Einwilligung freiwillig?
  • Kann sie nachgewiesen werden?
  • Wird auf die Widerrufsmöglichkeit hingewiesen?
  • Werden verschiedene Zwecke unnötig miteinander verbunden?
  • Wird eine Einwilligung verlangt, obwohl eine andere Rechtsgrundlage einschlägig ist?

Dabei geht es nicht darum, für jeden Vorgang eine Unterschrift einzuholen, sondern die jeweils passende Grundlage zu bestimmen.

Verträge mit Dienstleistern prüfen

Viele Unternehmen geben personenbezogene Daten an externe Anbieter weiter, beispielsweise an:

  • Lohnabrechnungsbüros,
  • IT-Dienstleister,
  • Hosting-Anbieter,
  • Newsletter-Dienste,
  • Terminbuchungssysteme,
  • Aktenvernichtungsunternehmen,
  • Wartungsunternehmen,
  • externe Abrechnungsstellen,
  • Softwareanbieter.

Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten weisungsgebunden im Auftrag des Unternehmens, kann ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich sein.

Die LDI NRW weist darauf hin, dass ein solcher Vertrag die Rechte und Pflichten der Beteiligten, die eingesetzten Unterauftragnehmer und die zum Schutz der Daten vorgesehenen Maßnahmen regeln soll.

Ich unterstütze Sie bei:

  • der Erfassung eingesetzter Dienstleister
  • der Einordnung der Zusammenarbeit
  • der Prüfung vorhandener Verträge
  • der Erkennung fehlender Vereinbarungen
  • der Prüfung benannter Unterauftragnehmer
  • der Dokumentation der Ergebnisse

Die technische Einrichtung einer Cloud-Plattform oder eines Kommunikationssystems ist nicht Bestandteil dieser Leistung. Hier wird ausschließlich die datenschutzrechtliche und organisatorische Seite betrachtet.

Löschfristen und Aufbewahrung organisieren

Daten dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden, nur weil Speicherplatz vorhanden ist.

Gleichzeitig bestehen für bestimmte Geschäftsunterlagen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Deshalb ist weder das sofortige Löschen aller Daten noch das dauerhafte Speichern die richtige Lösung.

Ich unterstütze Sie bei einem nachvollziehbaren Lösch- und Aufbewahrungskonzept.

Dabei wird geklärt:

  • Welche Datenarten sind vorhanden?
  • Warum werden sie gespeichert?
  • Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten?
  • Wann beginnt eine Frist?
  • Wann dürfen oder müssen Daten gelöscht werden?
  • Wer prüft die Löschung?
  • Was geschieht mit Papierunterlagen?
  • Was geschieht mit ausgeschiedenen Mitarbeitern oder ehemaligen Kunden?
  • Wie wird mit Sicherungskopien umgegangen?

Das Ergebnis soll kein theoretisches Konzept sein, das anschließend im Schrank liegt. Ziel ist ein einfacher Ablauf, der im Betrieb tatsächlich umgesetzt werden kann.

Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen bearbeiten

Kunden, Mitarbeiter, Bewerber und andere betroffene Personen können verschiedene Rechte geltend machen.

Dazu gehören unter anderem:

  • Auskunft über gespeicherte Daten
  • Berichtigung falscher Angaben
  • Löschung von Daten
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
  • Herausgabe bestimmter Daten

Ich unterstütze Sie dabei, einen geregelten Ablauf für solche Anfragen festzulegen.

Dabei klären wir:

  • Wer nimmt die Anfrage entgegen?
  • Wie wird die Identität der anfragenden Person geprüft?
  • Wo wird nach Daten gesucht?
  • Welche Abteilungen oder Dienstleister müssen einbezogen werden?
  • Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten stehen einer Löschung entgegen?
  • Wie wird die Bearbeitung dokumentiert?
  • Wer achtet auf laufende Fristen?

Auf Wunsch unterstütze ich auch bei der Prüfung und Vorbereitung einer konkreten Anfrage. Bei streitigen Verfahren oder einer gerichtlichen Auseinandersetzung sollte zusätzlich eine entsprechend spezialisierte Rechtsanwaltskanzlei einbezogen werden.

Verpflichtung und Sensibilisierung von Mitarbeitern

Datenschutz funktioniert nur, wenn Mitarbeiter wissen, was im Arbeitsalltag von ihnen erwartet wird.

Ich unterstütze Sie bei:

  • verständlichen Datenschutzregeln für Beschäftigte
  • Verpflichtungen auf Vertraulichkeit
  • Hinweisen zum Umgang mit Kunden- und Mitarbeiterdaten
  • Regeln für Ausdrucke und Papierunterlagen
  • dem Umgang mit Auskunftsersuchen
  • der Erkennung möglicher Datenschutzvorfälle
  • der Einführung neuer Mitarbeiter
  • kurzen und praxisnahen Datenschutzunterweisungen

Die technische Schulung zu Passwörtern, Phishing, Geräten und Netzwerksicherheit gehört zur gesonderten Leistung IT-Sicherheit für Unternehmen. Hier steht der verantwortungsvolle und rechtmäßige Umgang mit personenbezogenen Daten im Mittelpunkt.

Umgang mit Datenschutzvorfällen

Eine E-Mail wird an die falsche Person gesendet. Eine Mappe mit Kundendaten geht verloren. Unterlagen landen im falschen Briefumschlag. Ein Mitarbeiter greift auf Daten zu, die er nicht benötigt. Ein Gerät mit personenbezogenen Daten wird gestohlen.

Nicht jeder Fehler muss automatisch einer Behörde gemeldet werden. Jeder Vorfall sollte aber zeitnah geprüft und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Führt eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich zu einem Risiko für die betroffenen Personen, muss sie grundsätzlich unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde gemeldet werden.

Ich unterstütze Sie bei einem einfachen Ablauf:

  • Vorfälle erkennen und intern melden
  • den Sachverhalt sichern
  • betroffene Daten und Personen feststellen
  • mögliche Folgen einschätzen
  • getroffene Sofortmaßnahmen dokumentieren
  • die Meldepflicht prüfen
  • notwendige Informationen zusammenstellen
  • Wiederholungen möglichst vermeiden

Ziel ist, dass Mitarbeiter Fehler frühzeitig melden können, ohne sie aus Angst zu verschweigen.

Prüfen, ob ein Datenschutzbeauftragter benötigt wird

Nicht jedes kleine Unternehmen muss automatisch einen Datenschutzbeauftragten benennen.

Nach § 38 BDSG besteht die Benennungspflicht für nichtöffentliche Stellen unter anderem dann, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Unabhängig von dieser Personenzahl kann die Pflicht auch in bestimmten weiteren Fällen bestehen, beispielsweise bei Verarbeitungen, für die eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

Ich unterstütze Sie bei der ersten Einschätzung:

  • Wie viele Personen verarbeiten regelmäßig personenbezogene Daten?
  • Welche Datenarten werden verarbeitet?
  • Werden besonders sensible Daten verarbeitet?
  • Finden umfangreiche Überwachungen statt?
  • Können besonders hohe Risiken für betroffene Personen entstehen?
  • Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich?

Die Prüfung der Benennungspflicht ist Bestandteil der Beratung. Eine formelle Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter ist nicht automatisch in den genannten Paketen enthalten und müsste gesondert vereinbart werden.

Datenschutzprüfung der Unternehmenswebsite

Auch eine einfache Unternehmenswebsite verarbeitet in der Regel personenbezogene Daten, beispielsweise IP-Adressen beim Aufruf der Seite oder Angaben aus einem Kontaktformular.

Ich prüfe die datenschutzrechtliche Seite Ihrer Website, insbesondere:

  • Datenschutzerklärung
  • Kontaktformulare
  • eingebundene Schriftarten
  • Karten- und Videodienste
  • Statistik- und Analysewerkzeuge
  • Newsletter-Anmeldung
  • externe Inhalte
  • Cookie- und Einwilligungslösungen
  • beteiligte Hosting- und Dienstleistungsanbieter

Die LDI NRW weist darauf hin, dass auch eine einfache Website datenschutzrechtliche Anforderungen erfüllen muss und die Datenschutzerklärung für Besucher leicht erreichbar sein sollte.

Eine vollständige technische Sicherheitsprüfung der WordPress-Installation, des Servers oder der Benutzerkonten gehört zur gesonderten Leistung IT-Sicherheit für Unternehmen beziehungsweise zum WordPress-Sicherheitscheck.

So läuft die Datenschutzberatung ab

1. Kostenloses Erstgespräch

In einem kurzen Gespräch klären wir:

  • welche Art von Unternehmen Sie führen
  • wie viele Mitarbeiter beschäftigt sind
  • welche Kundengruppen betreut werden
  • welche Datenarten verarbeitet werden
  • welche Unterlagen bereits vorhanden sind
  • wo aktuell Unsicherheiten bestehen

2. Sichtung der vorhandenen Unterlagen

Je nach Auftrag werden beispielsweise geprüft:

  • Datenschutzhinweise
  • Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten
  • Einwilligungen
  • Verträge mit Dienstleistern
  • Mitarbeiterunterlagen
  • Löschregeln
  • Verfahrensanweisungen
  • vorhandene Vorlagen

3. Verständliche Bestandsaufnahme

Sie erhalten eine nach Wichtigkeit geordnete Übersicht:

  • Was fehlt?
  • Was ist unvollständig?
  • Was ist veraltet?
  • Was passt nicht zum tatsächlichen Ablauf?
  • Was sollte kurzfristig erledigt werden?
  • Was kann später folgen?

4. Umsetzung nach Absprache

Abhängig vom gewählten Paket unterstütze ich Sie bei der Erstellung und Anpassung der erforderlichen Unterlagen.

Sie erhalten keine unübersichtliche Sammlung aus allgemeinen Mustern, sondern Dokumente, die möglichst genau auf Ihren Betrieb zugeschnitten sind.

Transparente Preise

Alle genannten Preise sind Endpreise. Die Umsätze sind aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG steuerfrei. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Kostenloses Erstgespräch

Kurze telefonische oder digitale Ersteinschätzung bis etwa 20 Minuten.

Kostenlos

Datenschutz-Kurzcheck

Geeignet für Selbstständige und sehr kleine Betriebe, die eine erste Einschätzung benötigen.

Enthalten sind:

  • Besprechung der aktuellen Situation
  • Sichtung der wichtigsten vorhandenen Unterlagen
  • Prüfung typischer Verarbeitungstätigkeiten
  • erste Einschätzung zu Informationspflichten und Dienstleistern
  • Prüfung, ob wesentliche Unterlagen fehlen
  • priorisierte Handlungsempfehlungen

179 Euro

Zeitumfang: bis etwa 90 Minuten.

Die Erstellung umfangreicher neuer Dokumente ist in diesem Kurzcheck nicht enthalten.

Datenschutz-Basischeck für kleine Betriebe

Geeignet für Unternehmen mit bis zu fünf Mitarbeitern und überschaubaren Verarbeitungsabläufen.

Enthalten sind:

  • strukturierte Datenschutz-Bestandsaufnahme
  • Prüfung vorhandener Datenschutzhinweise
  • Prüfung vorhandener Einwilligungen
  • Übersicht eingesetzter Dienstleister
  • erste Prüfung vorhandener Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • Einschätzung der vorhandenen Löschregeln
  • Prüfung des Umgangs mit Betroffenenanfragen
  • Prüfung, ob ein Datenschutzbeauftragter erforderlich sein könnte
  • schriftliche Maßnahmenübersicht
  • Abschlussbesprechung

Ab 449 Euro

Der genaue Preis richtet sich nach Umfang und Qualität der bereits vorhandenen Unterlagen.

Datenschutz-Grundpaket

Geeignet für kleine Unternehmen, die bisher nur wenige oder keine geordneten Datenschutzunterlagen besitzen.

Mögliche Bestandteile sind:

  • Datenschutz-Bestandsaufnahme
  • Aufbau oder Überarbeitung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten
  • Datenschutzhinweise für Kunden und Interessenten
  • Datenschutzhinweise für Mitarbeiter oder Bewerber
  • Übersicht der eingesetzten Dienstleister
  • Prüfung der erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung
  • einfache Lösch- und Aufbewahrungsübersicht
  • Ablauf für Auskunfts- und Löschanfragen
  • Ablauf für mögliche Datenschutzvorfälle
  • Verpflichtung auf Vertraulichkeit
  • verständliche Abschlussbesprechung

Ab 799 Euro

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein Festpreisangebot, das sich am tatsächlichen Bedarf Ihres Betriebes orientiert.

Prüfung einzelner Dokumente oder Vorgänge

Beispielsweise:

  • Prüfung einer Datenschutzerklärung
  • Prüfung einer Einwilligung
  • Prüfung eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung
  • Unterstützung bei einer Auskunftsanfrage
  • Einschätzung eines Datenschutzvorfalls
  • Prüfung der Benennungspflicht eines Datenschutzbeauftragten
  • Prüfung einer neuen Verarbeitung oder eines neuen Dienstleisters

Ab 89 Euro je Stunde

Der voraussichtliche Aufwand wird vor Beginn abgestimmt.

Datenschutz-Unterweisung für Mitarbeiter

Kurze, verständliche Datenschutzunterweisung mit Bezug zum betrieblichen Alltag.

Mögliche Inhalte:

  • Umgang mit Kunden- und Mitarbeiterdaten
  • Vertraulichkeit am Arbeitsplatz
  • Weitergabe von Informationen
  • Ausdrucke und Papierunterlagen
  • Auskunftsanfragen
  • Erkennen und Melden von Datenschutzvorfällen

Ab 249 Euro

Geeignet für kleine Gruppen. Umfang, Teilnehmerzahl und Durchführung vor Ort oder digital werden vorab abgestimmt.

Keine unnötige Bürokratie

Datenschutz bedeutet nicht, jeden Arbeitsablauf mit Formularen zu überladen.

Gute Datenschutzorganisation bedeutet:

  • Verantwortlichkeiten sind geklärt
  • notwendige Unterlagen sind vorhanden
  • Mitarbeiter kennen die wichtigsten Regeln
  • Dienstleister werden nicht ungeprüft eingesetzt
  • Daten werden nicht unbegrenzt aufbewahrt
  • Anfragen und Vorfälle können geordnet bearbeitet werden
  • Entscheidungen sind nachvollziehbar dokumentiert

Ziel ist ein Datenschutz, der den Betrieb schützt, ohne den Arbeitsalltag unnötig zu erschweren.

Abgrenzung zu weiteren Leistungen

Technische IT-Sicherheit

Passwörter, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Gerätesicherheit, Updates, Netzwerke, Router und Datensicherungen gehören zur gesonderten Leistung:

IT-Sicherheit für Unternehmen

Sichere Cloud-Lösungen

Auswahl, Einrichtung, Betrieb und Migration einer betrieblichen Cloud-Plattform werden auf einer eigenen Leistungsseite behandelt:

Sichere Cloud-Lösungen für Unternehmen

Im Rahmen der Datenschutzberatung werden Cloud-Dienste nur hinsichtlich Verträgen, Verantwortlichkeiten, Datenflüssen und datenschutzrechtlicher Anforderungen betrachtet.

Geschützte Unternehmenskommunikation

Die Einführung eines internen Firmenchats, die Einrichtung von Teamkanälen und die technische Umsetzung einer geschützten Kommunikationsplattform sind Bestandteil der eigenen Leistung:

Geschützte Unternehmenskommunikation

Auf dieser Datenschutzseite geht es nur um Regeln, Verantwortlichkeiten und den rechtmäßigen Umgang mit den dabei verarbeiteten Daten.

Vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung

Persönliche Unterstützung ist unter anderem möglich in:

  • Essen
  • Velbert
  • Heiligenhaus
  • Hattingen
  • Ratingen
  • Mülheim an der Ruhr
  • angrenzenden Teilen des Ruhrgebiets und des Niederbergischen Landes

Besprechungen, Dokumentenprüfungen und vorbereitende Beratungen können häufig auch digital durchgeführt werden.

Mögliche Anfahrtskosten werden vor der Terminvereinbarung transparent abgestimmt.

Häufige Fragen

Gilt die DSGVO auch für kleine Unternehmen?

Ja. Entscheidend ist nicht allein die Unternehmensgröße, sondern ob personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der Umfang der erforderlichen Maßnahmen richtet sich unter anderem nach der Art der Verarbeitung und den damit verbundenen Risiken.

Braucht jedes Unternehmen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?

Nicht in jedem denkbaren Einzelfall. Die Ausnahme für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten ist jedoch eingeschränkt. Sie greift insbesondere nicht ohne Weiteres, wenn Verarbeitungen regelmäßig stattfinden, Risiken für betroffene Personen bestehen oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Da typische Kunden-, Personal- und Abrechnungsprozesse dauerhaft durchgeführt werden, ist ein entsprechendes Verzeichnis für viele Betriebe erforderlich oder zumindest dringend sinnvoll.

Reicht eine Datenschutzerklärung von einem Generator?

Ein Generator kann eine Grundlage liefern. Die Angaben müssen aber zu den tatsächlich eingesetzten Diensten und Arbeitsabläufen passen. Werden dort Programme genannt, die gar nicht verwendet werden, oder fehlen tatsächlich eingesetzte Anbieter, ist die Erklärung nicht zuverlässig.

Benötigen wir für jede Verarbeitung eine Einwilligung?

Nein. Viele Verarbeitungen beruhen auf einem Vertrag, einer gesetzlichen Pflicht oder einer anderen Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung sollte nur verwendet werden, wenn sie tatsächlich erforderlich und freiwillig erteilt werden kann.

Ist Datenschutz dasselbe wie IT-Sicherheit?

Nein. Beide Bereiche hängen eng zusammen, haben aber unterschiedliche Schwerpunkte.

IT-Sicherheit schützt Systeme, Geräte, Zugänge und Daten technisch.

Datenschutz regelt, ob und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen, welche Informationen bereitgestellt werden müssen und wie Verantwortlichkeiten und Nachweise organisiert sind.

Können Sie uns als Datenschutzbeauftragter vertreten?

Die Prüfung, ob eine Benennungspflicht besteht, ist Bestandteil der Beratung. Eine formelle Bestellung als externer Datenschutzbeauftragter wird nicht automatisch durch einen Datenschutzcheck begründet und bedarf einer eigenen Vereinbarung.

Unterstützen Sie auch bei einer Datenpanne?

Ja. Ich kann bei der Erfassung, ersten Bewertung und Dokumentation des Vorfalls sowie bei der Vorbereitung möglicher weiterer Schritte unterstützen. Bei umfangreichen, streitigen oder möglicherweise strafrechtlich relevanten Vorfällen sollten zusätzlich spezialisierte Rechtsberatung und gegebenenfalls IT-Forensik einbezogen werden.

Datenschutz klären, bevor Beschwerden oder Anfragen eintreffen

Sie sind unsicher, ob Ihre Datenschutzhinweise, Verträge, Löschregeln oder internen Abläufe vollständig und aktuell sind?

In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Unterstützung für Ihren Betrieb sinnvoll ist.

SMART + Sicher

Verständlicher Datenschutz für kleine Unternehmen in Essen, Velbert und Umgebung.

Kostenloses Erstgespräch anfragen
Sichere Cloud-Lösungen für Unternehmen

Gemeinsam arbeiten, ohne die Kontrolle über betriebliche Daten abzugeben

Dateien werden per E-Mail verschickt, auf privaten USB-Sticks gespeichert oder über verschiedene kostenlose Cloud-Dienste verteilt. Kalender liegen auf einzelnen Computern, wichtige Unterlagen befinden sich in persönlichen Benutzerkonten und niemand weiß genau, welche Version eines Dokuments aktuell ist.

Gerade in kleinen Unternehmen entstehen auf diese Weise schnell unübersichtliche Abläufe.

Eine passende Cloud-Lösung schafft einen zentralen Arbeitsbereich für Dateien, Kalender, Kontakte und gemeinsame Dokumente. Mitarbeiter können von verschiedenen Geräten aus arbeiten, während Zugriffe und Freigaben nachvollziehbar geregelt werden.

Ich unterstütze kleine Unternehmen, Selbstständige und Einrichtungen bei der Auswahl, Einrichtung und Einführung einer Cloud-Lösung, die zum tatsächlichen Arbeitsalltag passt.

Der Schwerpunkt liegt auf unabhängigen und kontrollierbaren Lösungen auf Grundlage von Nextcloud – wahlweise auf einer eigenen Serverumgebung oder als individuell betreute Lösung.

Vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung oder per Fernunterstützung.

Für welche Unternehmen ist das Angebot gedacht?

Mein Angebot richtet sich insbesondere an:

  • kleine Unternehmen und Familienbetriebe
  • Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe
  • Praxen und therapeutische Einrichtungen
  • Kanzleien und Beratungsunternehmen
  • Vereine und soziale Einrichtungen
  • kleine Büros und Agenturen
  • Selbstständige und Freiberufler
  • Unternehmen mit mehreren Arbeitsplätzen oder Standorten
  • Betriebe, die Dateien bisher über E-Mail oder private Cloud-Konten austauschen
  • Unternehmen, die unabhängiger von großen Plattformanbietern werden möchten

Eine Cloud-Lösung kann bereits bei zwei oder drei Mitarbeitern sinnvoll sein, wenn regelmäßig gemeinsam auf Dokumente, Kalender oder andere Arbeitsunterlagen zugegriffen wird.

Typische Probleme im Arbeitsalltag

Viele kleine Betriebe arbeiten mit einer Mischung aus:

  • lokalen Dateien auf verschiedenen Computern
  • Anhängen in E-Mails
  • USB-Sticks und externen Festplatten
  • privaten Dropbox-, Google- oder Microsoft-Konten
  • gemeinsam verwendeten Passwörtern
  • unklaren Dateiversionen
  • nicht nachvollziehbaren Freigaben
  • Kalendern, die nicht miteinander abgestimmt sind

Das funktioniert häufig so lange, bis:

  • ein Mitarbeiter nicht erreichbar ist
  • ein Computer ausfällt
  • eine Datei versehentlich überschrieben wird
  • ein Zugang nicht mehr verfügbar ist
  • ein Beschäftigter das Unternehmen verlässt
  • Unterlagen von unterwegs benötigt werden
  • versehentlich die falsche Datei weitergegeben wird

Eine durchdachte Cloud-Lösung soll diese Abläufe vereinfachen und nicht noch ein weiteres unübersichtliches System hinzufügen.

Wobei ich Sie unterstützen kann

Bestehende Abläufe prüfen

Vor der Einrichtung wird zunächst geklärt, wie in Ihrem Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird.

Dabei betrachten wir beispielsweise:

  • Wo werden Dateien derzeit gespeichert?
  • Welche Mitarbeiter benötigen Zugriff?
  • Welche Ordner werden gemeinsam genutzt?
  • Wird auch von zu Hause oder unterwegs gearbeitet?
  • Welche Geräte sollen eingebunden werden?
  • Welche Kalender und Kontakte werden benötigt?
  • Welche externen Personen erhalten regelmäßig Unterlagen?
  • Welche Programme oder Dateiformate werden verwendet?
  • Welche Datenbestände sollen übernommen werden?

Auf dieser Grundlage entsteht eine Lösung, die zu Ihrem Betrieb passt und nicht nur möglichst viele Funktionen enthält.

Zentrale Dateiablage einrichten

Mit einer zentralen Cloud-Ablage können betriebliche Dokumente geordnet gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden.

Mögliche Bereiche sind beispielsweise:

  • allgemeine Unternehmensunterlagen
  • Kunden- und Projektordner
  • Angebote und Auftragsunterlagen
  • Vorlagen und Formulare
  • interne Anleitungen
  • Personalbereiche
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Vereins- oder Gremienunterlagen
  • Austauschordner für externe Partner

Die Ordnerstruktur wird gemeinsam geplant. Ziel ist, dass Mitarbeiter benötigte Dokumente schnell finden und nicht jedes Teammitglied eine eigene Ablagestruktur aufbaut.

Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten festlegen

Nicht jeder Mitarbeiter muss auf alle Daten zugreifen können.

Ich unterstütze Sie dabei, eine verständliche Berechtigungsstruktur aufzubauen.

Beispielsweise können Bereiche eingerichtet werden für:

  • Geschäftsführung
  • Verwaltung
  • Buchhaltung
  • Personal
  • einzelne Abteilungen
  • bestimmte Projekte
  • externe Partner
  • zeitlich begrenzte Zusammenarbeit

Zugriffe können je nach Bedarf mit Lese-, Schreib- oder Freigaberechten versehen werden.

Auch für neue oder ausscheidende Mitarbeiter lassen sich klare Abläufe festlegen:

  • Welche Zugänge werden benötigt?
  • Welche Gruppen werden zugewiesen?
  • Welche Daten dürfen eingesehen werden?
  • Wer entfernt Berechtigungen beim Ausscheiden?
  • Was geschieht mit persönlichen Arbeitsdateien?

Die allgemeine Prüfung von Benutzerkonten und Zugangssicherheit gehört zur gesonderten Leistung IT-Sicherheit für Unternehmen. Auf dieser Seite steht die sinnvolle Organisation der Cloud-Berechtigungen im Mittelpunkt.

Gemeinsame Kalender und Kontakte

Neben Dateien kann eine Cloud-Lösung auch gemeinsam genutzte Kalender und Kontakte bereitstellen.

Mögliche Anwendungsbereiche sind:

  • Teamkalender
  • Urlaubs- und Abwesenheitsübersichten
  • Raum- und Fahrzeugbelegung
  • Projekttermine
  • Wartungs- oder Prüftermine
  • gemeinsame Kunden- und Lieferantenkontakte
  • Bereitschafts- oder Einsatzplanungen

Die Kalender können abhängig von den vorhandenen Geräten und Programmen auf Computern, Smartphones und Tablets eingebunden werden.

Dabei wird festgelegt:

  • Wer darf Termine sehen?
  • Wer darf Termine bearbeiten?
  • Welche Kalender sind nur intern sichtbar?
  • Welche Informationen sollen nicht für alle Mitarbeiter sichtbar sein?
  • Welche Geräte werden angebunden?

Dateien auf Computer und Mobilgeräte synchronisieren

Mitarbeiter können auf freigegebene Dateien zugreifen, ohne ausschließlich im Browser arbeiten zu müssen.

Je nach Arbeitsplatz kann die Cloud eingebunden werden auf:

  • Windows-Computern
  • Linux-Systemen
  • Smartphones
  • Tablets
  • Notebooks
  • gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen

Dabei wird entschieden, welche Ordner vollständig auf ein Gerät übertragen werden und welche Dateien nur bei Bedarf geladen werden.

Das ist besonders wichtig bei Notebooks mit begrenztem Speicherplatz oder Geräten, die außerhalb des Unternehmens genutzt werden.

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Abhängig von der gewählten Einrichtung können Textdokumente, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser bearbeitet werden.

Das kann hilfreich sein, wenn:

  • mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten
  • verschiedene Dateiversionen vermieden werden sollen
  • unterwegs kein vollständiges Office-Paket verfügbar ist
  • Dokumente nicht ständig per E-Mail verschickt werden sollen
  • externe Personen zeitlich begrenzt eingebunden werden

Ob und in welchem Umfang eine gemeinsame Online-Bearbeitung sinnvoll ist, wird vorab geprüft. Nicht jeder Betrieb benötigt eine umfangreiche Office-Integration.

Dateien sicher mit externen Personen austauschen

Anstatt große oder vertrauliche Dateien als E-Mail-Anhang zu verschicken, können zeitlich begrenzte Freigaben eingerichtet werden.

Mögliche Einstellungen sind:

  • Freigabe über einen geschützten Link
  • zusätzliches Kennwort
  • Ablaufdatum
  • ausschließliches Herunterladen
  • Hochladen ohne Einsicht in andere Dateien
  • Beschränkung auf einzelne Personen
  • nachträgliches Beenden der Freigabe

Das kann beispielsweise genutzt werden für:

  • den Austausch mit Kunden
  • Unterlagen für Steuerberatung oder Buchhaltung
  • Dokumente für externe Projektpartner
  • Bewerbungsunterlagen
  • größere Bild- oder Videodateien
  • zeitlich begrenzte Arbeitsunterlagen

Mitarbeiter erhalten eine verständliche Anleitung, wann welche Freigabeart verwendet werden sollte.

Vorhandene Daten übernehmen

Eine neue Cloud ist nur dann hilfreich, wenn vorhandene Daten geordnet übernommen werden.

Ich unterstütze bei der Migration aus:

  • lokalen Ordnern
  • Netzlaufwerken
  • externen Festplatten
  • bestehenden Cloud-Speichern
  • persönlichen Benutzerkonten
  • veralteten gemeinsamen Ablagen

Vor der Übernahme sollte geklärt werden:

  • Welche Daten werden noch benötigt?
  • Welche Dubletten können entfernt werden?
  • Welche Ordnerstruktur soll zukünftig gelten?
  • Welche Dateien gehören nicht in eine gemeinsame Ablage?
  • Welche Zugriffsrechte werden benötigt?
  • Welche alten Freigaben müssen beendet werden?

Die Datenübernahme kann schrittweise erfolgen, damit der laufende Betrieb möglichst wenig beeinträchtigt wird.

Eigene oder betreute Serverlösung

Nextcloud kann auf unterschiedlichen Wegen betrieben werden.

Auf eigener Serverumgebung

Geeignet für Unternehmen, die bereits über eine passende technische Infrastruktur oder einen betreuenden IT-Dienstleister verfügen.

Vorteile können sein:

  • vollständige Kontrolle über das System
  • Einbindung in vorhandene Strukturen
  • eigene Entscheidung über Speicherort und Kapazität
  • individuelle Erweiterungsmöglichkeiten

Der Betrieb eines eigenen Servers setzt allerdings regelmäßige Wartung, Aktualisierungen, Überwachung und Datensicherung voraus.

Auf betreuter Serverumgebung

Geeignet für kleinere Unternehmen, die keine eigene Serverinfrastruktur betreiben möchten.

Je nach Vereinbarung können übernommen werden:

  • technische Bereitstellung
  • Grundeinrichtung
  • Benutzerverwaltung
  • Aktualisierungen
  • Überwachung des Dienstes
  • Unterstützung bei Fragen
  • abgestimmte Datensicherung

Der genaue Leistungsumfang wird vorab schriftlich festgelegt. Eine pauschale Verfügbarkeits- oder Wiederherstellungsgarantie ist nur möglich, wenn dafür ein entsprechender Wartungs- und Betreuungsvertrag vereinbart wurde.

Bestehende Nextcloud-Systeme prüfen und verbessern

Nicht jede vorhandene Nextcloud muss vollständig neu aufgebaut werden.

Ich unterstütze auch bei bestehenden Installationen, beispielsweise bei:

  • unübersichtlichen Gruppen und Berechtigungen
  • ungeordneten Teamordnern
  • Problemen mit Synchronisation
  • fehlenden gemeinsamen Kalendern
  • unklaren externen Freigaben
  • nicht mehr benötigten Benutzerkonten
  • fehlerhaften Einbindungen auf Endgeräten
  • schlecht nachvollziehbaren Ablagestrukturen
  • Fragen zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung

Eine vollständige technische Sicherheitsprüfung des Servers ist nicht automatisch Bestandteil dieses Angebots. Sie kann bei Bedarf über die Leistung IT-Sicherheit für Unternehmen ergänzt werden.

Einführung und verständliche Einweisung

Eine Cloud-Lösung funktioniert nur, wenn Mitarbeiter wissen, wie sie verwendet werden soll.

Die Einweisung kann unter anderem umfassen:

  • Anmeldung und grundlegende Bedienung
  • Dateien hochladen und öffnen
  • Ordner richtig verwenden
  • Dokumente teilen
  • Freigaben beenden
  • gelöschte Dateien wiederherstellen
  • ältere Dateiversionen aufrufen
  • Kalender einbinden
  • mobile Apps verwenden
  • typische Fehler vermeiden

Die Einweisung wird auf den tatsächlichen Arbeitsablauf abgestimmt. Mitarbeiter müssen nicht alle Funktionen kennenlernen, sondern nur die Bereiche, die sie im Alltag benötigen.

Was eine eigene Cloud nicht automatisch löst

Eine selbst betriebene oder unabhängig gehostete Cloud ist nicht automatisch sicher und datenschutzkonform.

Entscheidend sind unter anderem:

  • regelmäßige Wartung
  • sichere Benutzerkonten
  • nachvollziehbare Berechtigungen
  • funktionierende Datensicherungen
  • aktuelle Software
  • klare Verantwortlichkeiten
  • geeignete Verträge
  • geschulte Mitarbeiter

Die Cloud-Lösung ist daher ein Baustein der betrieblichen Organisation. Je nach Bedarf können ergänzend die Leistungen IT-Sicherheit für Unternehmen und Datenschutz für Unternehmen genutzt werden.

So läuft die Einrichtung ab

1. Kostenloses Erstgespräch

Wir besprechen:

  • wie viele Mitarbeiter die Lösung nutzen sollen
  • welche Geräte vorhanden sind
  • welche Daten gemeinsam benötigt werden
  • ob bereits eine Cloud verwendet wird
  • ob eine eigene Serverumgebung vorhanden ist
  • welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden

2. Planung der Cloud-Struktur

Gemeinsam legen wir fest:

  • Benutzer und Gruppen
  • Team- und Projektordner
  • Zugriffsrechte
  • Kalender und Kontakte
  • externe Freigaben
  • gewünschte Endgeräte
  • Datenübernahme
  • Verantwortlichkeiten

3. Einrichtung und Testbetrieb

Die vereinbarten Funktionen werden eingerichtet und zunächst mit ausgewählten Benutzern getestet.

Dabei prüfen wir:

  • Funktionieren die Zugriffe?
  • Sind die Berechtigungen richtig gesetzt?
  • Ist die Ordnerstruktur verständlich?
  • Klappt die Synchronisation?
  • Können Dateien wie vorgesehen geteilt werden?
  • Sind Kalender und Kontakte erreichbar?

4. Datenübernahme

Vorhandene Daten werden nach dem vereinbarten Vorgehen übernommen.

Bei größeren Datenbeständen kann die Migration in mehreren Schritten erfolgen.

5. Einweisung und Übergabe

Mitarbeiter erhalten eine verständliche Einführung. Zusätzlich können kurze Anleitungen für die wichtigsten Arbeitsabläufe bereitgestellt werden.

Transparente Preise

Alle genannten Preise sind Endpreise. Die Umsätze sind aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG steuerfrei. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Kostenloses Erstgespräch

Kurze telefonische oder digitale Ersteinschätzung bis etwa 20 Minuten.

Kostenlos

Cloud-Kurzcheck

Geeignet für Unternehmen, die bereits eine Cloud verwenden oder zunächst prüfen möchten, welche Lösung sinnvoll ist.

Enthalten sind:

  • Besprechung der bisherigen Arbeitsweise
  • Sichtung der vorhandenen Ablagestruktur
  • Einschätzung der benötigten Funktionen
  • Prüfung typischer Benutzer- und Freigabestrukturen
  • erste Empfehlung für das weitere Vorgehen
  • grobe Einschätzung des Einrichtungsaufwands

179 Euro

Zeitumfang: bis etwa 90 Minuten.

Nextcloud-Startpaket

Geeignet für Selbstständige und sehr kleine Betriebe mit bis zu drei Benutzern.

Enthalten sind:

  • Grundeinrichtung einer vorhandenen oder vereinbarten Nextcloud-Umgebung
  • Einrichtung von bis zu drei Benutzern
  • Aufbau einer einfachen Ordnerstruktur
  • Einrichtung grundlegender Gruppen und Berechtigungen
  • Einrichtung auf bis zu drei Endgeräten
  • kurze Einweisung
  • grundlegende Dokumentation

Ab 599 Euro

Server, Hosting, benötigte Lizenzen und umfangreiche Datenübernahmen sind nicht automatisch enthalten.

Team-Cloud für kleine Unternehmen

Geeignet für Unternehmen mit bis zu zehn Benutzern.

Mögliche Bestandteile sind:

  • Planung der Benutzer- und Gruppenstruktur
  • Einrichtung gemeinsamer Teamordner
  • differenzierte Zugriffsrechte
  • gemeinsame Kalender und Kontakte
  • Einrichtung auf vorhandenen Arbeitsplätzen
  • externe Freigabemöglichkeiten
  • grundlegende gemeinsame Dokumentenbearbeitung
  • Übernahme vorhandener Daten
  • Einweisung der Mitarbeiter
  • verständliche Übergabedokumentation

Ab 999 Euro

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles Festpreisangebot.

Erweiterte Cloud-Lösung

Geeignet für Unternehmen mit:

  • mehr als zehn Benutzern
  • mehreren Abteilungen
  • größeren Datenbeständen
  • mehreren Standorten
  • besonderen Berechtigungsanforderungen
  • umfangreicher Datenmigration
  • vorhandenen Server- oder Verzeichnisdiensten

Mögliche Leistungen sind:

  • individuelle Architekturplanung
  • umfangreiche Gruppen- und Rechtekonzepte
  • Einbindung vorhandener Benutzerverzeichnisse
  • strukturierte Datenmigration
  • gemeinsame Dokumentenbearbeitung
  • Einbindung mehrerer Endgeräte
  • Schulung verschiedener Benutzergruppen
  • abgestimmte Betriebs- und Wartungskonzepte

Preis nach Aufwand und Festpreisangebot

Datenmigration und individuelle Einrichtung

Beispielsweise:

  • Übernahme vorhandener Dateiablagen
  • Bereinigung von Ordnerstrukturen
  • Einrichtung zusätzlicher Benutzer
  • Einbindung weiterer Geräte
  • Anpassung von Berechtigungen
  • Einrichtung zusätzlicher Kalender
  • Unterstützung bei bestehenden Nextcloud-Systemen

Ab 89 Euro je Stunde

Der voraussichtliche Aufwand wird vor Beginn abgestimmt

Betreuung und Wartung

Für betreute Systeme können je nach Umfang regelmäßige Leistungen vereinbart werden, beispielsweise:

  • Aktualisierungen
  • grundlegende Funktionskontrollen
  • Benutzerverwaltung
  • Unterstützung bei Störungen
  • Anpassung von Gruppen und Berechtigungen
  • Kontrolle vereinbarter Datensicherungen

Ab 49 Euro monatlich

Der tatsächliche Preis richtet sich nach Benutzerzahl, Serverumgebung, Speicherbedarf und vereinbartem Leistungsumfang.

Mitarbeitereinweisung

Verständliche Einführung in die wichtigsten Funktionen der eingerichteten Cloud-Lösung.

Mögliche Inhalte:

  • Dateien und Ordner
  • gemeinsame Arbeitsbereiche
  • Synchronisation
  • externe Freigaben
  • Kalender und Kontakte
  • mobile Nutzung
  • Wiederherstellung gelöschter Dateien
  • typische Bedienfehler

Ab 249 Euro

Umfang, Teilnehmerzahl und Durchführung vor Ort oder digital werden vorher abgestimmt.

Cloud-Kurzcheck

Geeignet für Unternehmen, die bereits eine Cloud verwenden oder zunächst prüfen möchten, welche Lösung sinnvoll ist.

Enthalten sind:

  • Besprechung der bisherigen Arbeitsweise
  • Sichtung der vorhandenen Ablagestruktur
  • Einschätzung der benötigten Funktionen
  • Prüfung typischer Benutzer- und Freigabestrukturen
  • erste Empfehlung für das weitere Vorgehen
  • grobe Einschätzung des Einrichtungsaufwands

179 Euro

Zeitumfang: bis etwa 90 Minuten.

Keine unnötig komplizierte Plattform

Nicht jedes Unternehmen benötigt:

  • zwanzig Erweiterungen
  • eine vollständige digitale Büroplattform
  • komplexe Arbeitsabläufe
  • zahlreiche automatische Prozesse
  • eine aufwendige Serverlandschaft

Oft reichen:

  • eine klare Dateiablage
  • passende Zugriffsrechte
  • ein gemeinsamer Kalender
  • kontrollierte externe Freigaben
  • eine funktionierende Synchronisation
  • verständliche Regeln für Mitarbeiter

Die Lösung wird daher nicht nach der Anzahl möglicher Funktionen geplant, sondern nach dem tatsächlichen Bedarf Ihres Betriebes.

Abgrenzung zu weiteren Leistungen

IT-Sicherheit für Unternehmen

Die umfassende Prüfung von:

  • Arbeitsplätzen
  • Betriebssystemen
  • Passwörtern
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Router und WLAN
  • Virenschutz
  • Datensicherungen
  • allgemeiner Serverhärtung

ist Bestandteil der gesonderten Leistung IT-Sicherheit für Unternehmen.

Bei einer Cloud-Einrichtung werden nur die unmittelbar für die Funktion benötigten Einstellungen berücksichtigt.

Datenschutz für Unternehmen

Die Erstellung und Prüfung von:

  • Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten
  • Datenschutzhinweisen
  • Verträgen zur Auftragsverarbeitung
  • Löschkonzepten
  • Rechtsgrundlagen
  • Datenschutzprozessen

gehört zur gesonderten Leistung Datenschutz für Unternehmen.

Im Rahmen der Cloud-Einrichtung können erforderliche technische und organisatorische Angaben zusammengestellt werden. Eine vollständige Datenschutzprüfung ist jedoch nicht automatisch enthalten.

Geschützte Unternehmenskommunikation

Ein interner Firmenchat mit:

  • Teamkanälen
  • Direktnachrichten
  • eigenen Berechtigungen
  • Gruppen und Abteilungen
  • kontrollierter interner Kommunikation

wird auf der eigenen Leistungsseite Geschützte Unternehmenskommunikation behandelt.

Die Cloud-Seite konzentriert sich auf Dateien, Kalender, Kontakte, gemeinsame Dokumente und Arbeitsbereiche.

Vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung

Persönliche Unterstützung ist unter anderem möglich in:

  • Essen
  • Velbert
  • Heiligenhaus
  • Hattingen
  • Ratingen
  • Mülheim an der Ruhr
  • angrenzenden Teilen des Ruhrgebiets und des Niederbergischen Landes

Planung, Einrichtung und Unterstützung können teilweise auch per Fernzugriff durchgeführt werden.

Mögliche Anfahrtskosten werden vor der Terminvereinbarung transparent abgestimmt.

Häufige Fragen

Ist Nextcloud dasselbe wie Dropbox oder Google Drive?

Nextcloud bietet viele vergleichbare Funktionen, kann aber auf einer selbst ausgewählten oder eigenen Serverumgebung betrieben werden. Dadurch bestehen mehr Möglichkeiten, Speicherort, Benutzer, Erweiterungen und Zugriffsrechte selbst festzulegen.

Benötigen wir einen eigenen Server?

Nicht zwingend. Nextcloud kann auf einer vorhandenen eigenen Infrastruktur oder auf einer betreuten Serverumgebung betrieben werden. Welche Variante sinnvoller ist, hängt unter anderem von Benutzerzahl, Datenmenge, vorhandener Technik und gewünschter Betreuung ab.

Können Mitarbeiter auch von zu Hause arbeiten?

Ja, sofern dies vorgesehen und technisch eingerichtet ist. Der Zugriff kann über Browser, Desktop-Programme oder mobile Apps erfolgen.

Die sichere Nutzung privater oder mobiler Geräte sollte zusätzlich organisatorisch und technisch geregelt werden.

Können wir Microsoft Office weiterverwenden?

In vielen Fällen ja. Dateien können über die synchronisierte Cloud-Ablage mit vorhandenen Programmen geöffnet und bearbeitet werden.

Eine zusätzliche Bearbeitung direkt im Browser ist abhängig von der gewählten Einrichtung möglich.

Können Kunden Dateien hochladen, ohne andere Daten zu sehen?

Ja. Es können spezielle Upload-Freigaben eingerichtet werden, über die externe Personen Dateien bereitstellen können, ohne Zugriff auf andere Inhalte des Ordners zu erhalten.

Können versehentlich gelöschte Dateien wiederhergestellt werden?

Nextcloud kann gelöschte Dateien und ältere Dateiversionen für einen bestimmten Zeitraum vorhalten. Diese Funktionen ersetzen jedoch keine unabhängige Datensicherung.

Ist eine selbst gehostete Cloud automatisch sicherer?

Nein. Eine eigene Cloud bietet mehr Kontrolle, setzt aber eine sorgfältige Einrichtung, regelmäßige Wartung, Aktualisierungen und funktionierende Datensicherungen voraus.

Können wir unsere vorhandenen Dateien übernehmen?

Ja. Vor der Migration sollte allerdings geklärt werden, welche Daten noch benötigt werden und wie die zukünftige Ordnerstruktur aussehen soll.

Können einzelne Abteilungen getrennte Bereiche erhalten?

Ja. Über Gruppen, Teamordner und Berechtigungen können unterschiedliche Arbeitsbereiche eingerichtet werden.

Können externe Mitarbeiter zeitlich begrenzten Zugriff erhalten?

Ja. Zugänge und Freigaben können abhängig von der gewählten Struktur begrenzt, geändert oder vollständig entzogen werden.

Betriebliche Dateien geordnet und kontrolliert nutzen

Sie möchten Dateien nicht länger über verschiedene Computer, E-Mail-Anhänge und private Cloud-Konten verteilen?

In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, welche Cloud-Lösung für Ihren Betrieb sinnvoll ist und welche Funktionen Sie tatsächlich benötigen.

SMART + Sicher

Unabhängige Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen in Essen, Velbert und Umgebung.

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Sicherer Firmenchat für Unternehmen

Interne Kommunikation, die zum Unternehmen gehört – nicht zum privaten Messenger

Kurze Rückfragen, Dienstpläne, Projektinformationen, Fotos, Dokumente und organisatorische Absprachen werden in vielen Unternehmen über private Messenger ausgetauscht.

Das ist bequem, führt aber schnell zu Problemen:

  • private und berufliche Kommunikation vermischen sich
  • Mitarbeiter verwenden persönliche Telefonnummern
  • ehemalige Beschäftigte bleiben möglicherweise in Gruppen
  • wichtige Informationen verschwinden zwischen privaten Nachrichten
  • Zuständigkeiten sind nicht klar erkennbar
  • Dateien werden mehrfach verschickt
  • Gruppen werden unübersichtlich
  • das Unternehmen hat kaum Kontrolle über Benutzer und Zugänge

Hinzu kommt: Auch wenn Nachrichten verschlüsselt übertragen werden, können bei großen Messenger-Plattformen weiterhin umfangreiche Metadaten entstehen. Dazu können beispielsweise Informationen darüber gehören, wer wann und wie häufig miteinander kommuniziert.

Mit einem eigenen Firmenchat lassen sich interne Gespräche klarer strukturieren und besser vom privaten Bereich trennen.

Ich unterstütze kleine Unternehmen, Praxen, Vereine und Einrichtungen bei der Einführung einer geschützten Kommunikationsplattform auf Grundlage von Mattermost – auf Wunsch selbst gehostet und unter eigener Kontrolle.

Vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung oder per Fernunterstützung.

Für welche Unternehmen ist das Angebot gedacht?

Mein Angebot richtet sich insbesondere an:

  • kleine Unternehmen und Familienbetriebe
  • Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe
  • Praxen und Einrichtungen im Gesundheitsbereich
  • soziale Einrichtungen
  • Vereine und Organisationen
  • kleine Büros und Agenturen
  • Unternehmen mit mehreren Teams oder Standorten
  • Betriebe mit mobilen oder wechselnden Mitarbeitern
  • Unternehmen, die geschäftliche Kommunikation von privaten Messengern trennen möchten

Ein Firmenchat kann bereits bei wenigen Mitarbeitern sinnvoll sein, wenn regelmäßig Informationen ausgetauscht, Dateien weitergegeben oder Aufgaben zwischen verschiedenen Personen abgestimmt werden.

Warum private Messenger im Unternehmen problematisch sein können

Private Messenger wurden in erster Linie für persönliche Kommunikation entwickelt.

Im geschäftlichen Alltag entstehen dadurch häufig Schwierigkeiten.

Private Telefonnummern werden dienstlich verwendet

Mitarbeiter müssen möglicherweise ihre private Mobilfunknummer an Kollegen, Vorgesetzte oder externe Personen weitergeben.

Das kann zu unerwünschten Kontakten außerhalb der Arbeitszeit führen und erschwert die klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben.

Gruppen werden unübersichtlich

In einer einzigen Gruppe werden möglicherweise gleichzeitig folgende Themen besprochen:

  • Dienstplanung
  • Kundenanfragen
  • technische Probleme
  • interne Hinweise
  • Urlaubsvertretungen
  • allgemeine Gespräche
  • Fotos und Dokumente

Wichtige Informationen gehen dabei schnell unter.

Ausgeschiedene Mitarbeiter bleiben länger erreichbar

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss er aus allen Gruppen entfernt werden.

Ob wirklich alle Gruppen berücksichtigt wurden, ist häufig schwer nachvollziehbar.

Das Unternehmen verwaltet die Benutzer nicht selbst

Bei privaten Messenger-Konten liegt die Verwaltung in erster Linie beim jeweiligen Nutzer.

Das Unternehmen kann Zugänge, Geräte, Konten und Gruppenzugehörigkeiten nur eingeschränkt kontrollieren.

Informationen sind schlecht auffindbar

Eine wichtige Entscheidung wurde vielleicht vor vier Monaten in einer langen Chatgruppe getroffen.

Später weiß niemand mehr:

  • wann die Information geschrieben wurde
  • wer sie gesendet hat
  • in welcher Gruppe sie steht
  • ob sie noch aktuell ist

Ein strukturierter Firmenchat kann Informationen nach Teams, Themen und Projekten ordnen.

Mattermost als unabhängiger Firmenchat

Mattermost ist eine Kommunikationsplattform für Teams und Unternehmen.

Abhängig von der gewählten Einrichtung können unter anderem genutzt werden:

  • öffentliche und private Kanäle
  • Direktnachrichten
  • Gruppennachrichten
  • Dateiübertragungen
  • Suchfunktionen
  • Benachrichtigungen
  • Benutzergruppen
  • Rollen und Berechtigungen
  • mobile Apps
  • Desktop-Anwendungen
  • Zugriff über den Webbrowser

Mattermost kann auf einer eigenen oder kontrollierten Serverumgebung betrieben werden.

Damit kann das Unternehmen selbst festlegen:

  • wo die Plattform betrieben wird
  • wer Benutzer anlegen darf
  • welche Mitarbeiter auf welche Bereiche zugreifen
  • wie lange Benutzerkonten bestehen
  • welche Teams und Kanäle eingerichtet werden
  • welche externen Personen eingebunden werden
  • wann Zugänge gesperrt oder gelöscht werden

Welche Funktionen tatsächlich verfügbar und sinnvoll sind, hängt von der gewählten Edition, Serverumgebung und Einrichtung ab.

Wobei ich Sie unterstützen kann

Bestehende Kommunikation prüfen

Vor der Einrichtung wird geklärt, wie die interne Kommunikation derzeit abläuft.

Dabei betrachten wir beispielsweise:

  • Welche Messenger werden verwendet?
  • Welche Gruppen bestehen bereits?
  • Welche Informationen werden darüber ausgetauscht?
  • Werden private Geräte und Telefonnummern genutzt?
  • Welche Abteilungen oder Teams benötigen eigene Bereiche?
  • Gibt es externe Mitarbeiter oder Dienstleister?
  • Welche Informationen gehen derzeit häufig verloren?
  • Welche Dateien werden regelmäßig versendet?
  • Welche Kommunikation soll künftig ausdrücklich nicht im Firmenchat stattfinden?

Ziel ist nicht, einfach einen weiteren Messenger einzuführen.

Der Firmenchat soll vorhandene Abläufe verbessern und unnötige Gruppen, Doppelkommunikation und Informationsverluste vermeiden.

Struktur mit Teams und Kanälen planen

Eine sinnvolle Kanalstruktur ist wichtiger als eine möglichst große Anzahl an Funktionen.

Mögliche Kanäle können beispielsweise sein:

  • Allgemeine Informationen
  • Geschäftsführung
  • Verwaltung
  • Buchhaltung
  • Technik
  • Vertrieb
  • Kundenprojekte
  • Dienstplanung
  • Außendienst
  • Standorte
  • interne Störungen
  • Vertretungen
  • einzelne Arbeitsgruppen

Kanäle können je nach Bedarf offen oder nur für bestimmte Benutzer zugänglich eingerichtet werden.

Gemeinsam wird festgelegt:

  • Welche Kanäle werden wirklich benötigt?
  • Wer darf neue Kanäle anlegen?
  • Welche Kanäle sind für alle sichtbar?
  • Welche Bereiche bleiben vertraulich?
  • Welche Benennungen sind verständlich?
  • Welche Themen gehören nicht in den Firmenchat?
  • Wer ist für die Pflege einzelner Bereiche verantwortlich?

Eine klare Struktur verhindert, dass der neue Firmenchat nach kurzer Zeit genauso unübersichtlich wird wie die bisherigen Messenger-Gruppen.

Benutzer, Gruppen und Berechtigungen einrichten

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf alle Bereiche.

Ich unterstütze Sie bei einer nachvollziehbaren Benutzer- und Berechtigungsstruktur.

Möglich sind beispielsweise getrennte Zugriffe für:

  • Geschäftsführung
  • Verwaltung
  • einzelne Abteilungen
  • Projektteams
  • Standorte
  • externe Mitarbeiter
  • Dienstleister
  • zeitlich begrenzte Teilnehmer

Je nach gewählter Einrichtung kann festgelegt werden:

  • wer Benutzer einladen darf
  • wer öffentliche oder private Kanäle erstellen darf
  • wer Mitglieder verwalten darf
  • wer bestimmte Bereiche sehen darf
  • wer Nachrichten oder Dateien einstellen darf
  • wer administrative Einstellungen ändern darf

Auch der Umgang mit neuen und ausscheidenden Mitarbeitern wird berücksichtigt.

Klare Abläufe für Eintritt und Ausscheiden von Mitarbeitern

Ein Firmenchat sollte nicht nur eingerichtet, sondern auch organisatorisch verwaltet werden.

Gemeinsam können einfache Abläufe festgelegt werden.

Bei neuen Mitarbeitern

  • Benutzerkonto anlegen
  • richtige Gruppen zuweisen
  • notwendige Kanäle freischalten
  • Einweisung durchführen
  • Ansprechpartner benennen

Bei einem Abteilungswechsel

  • bisherige Berechtigungen prüfen
  • neue Bereiche zuweisen
  • nicht mehr benötigte Zugriffe entfernen

Beim Ausscheiden

  • Konto zeitnah sperren
  • Sitzungen und Zugänge beenden
  • Kanalmitgliedschaften prüfen
  • administrative Rechte entziehen
  • dienstlich relevante Informationen sichern
  • Konto nach dem vereinbarten Ablauf löschen oder deaktivieren

So bleibt nachvollziehbar, wer aktuell Zugriff auf die interne Kommunikation hat.

Einrichtung auf Computern und mobilen Geräten

Mattermost kann je nach gewählter Umgebung genutzt werden über:

  • Webbrowser
  • Windows-Computer
  • Linux-Systeme
  • Smartphones
  • Tablets
  • Notebooks

Ich unterstütze bei der Einrichtung auf den vereinbarten Geräten.

Dabei wird unter anderem berücksichtigt:

  • Anmeldung und Serveradresse,
  • Benachrichtigungseinstellungen,
  • automatische Anmeldung,
  • mobile Nutzung,
  • Trennung privater und betrieblicher Konten,
  • Umgang mit gemeinsam genutzten Geräten,
  • Abmeldung bei Geräteverlust,
  • Nutzung innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Die allgemeine Absicherung der Geräte gehört zur gesonderten Leistung IT-Sicherheit für Unternehmen.

Selbst gehostete oder betreute Lösung

Mattermost kann auf einer eigenen oder betreuten Serverumgebung betrieben werden.

Eigene Serverumgebung

Geeignet für Unternehmen, die bereits über eine geeignete Infrastruktur oder einen betreuenden IT-Dienstleister verfügen.

Mögliche Vorteile:

  • Kontrolle über den Serverstandort,
  • eigene Benutzerverwaltung,
  • individuelle Konfiguration,
  • Einbindung in vorhandene Strukturen,
  • eigene Entscheidung über Speicher und Aufbewahrung.

Der Betrieb erfordert jedoch regelmäßige Wartung, Aktualisierungen, Überwachung und Datensicherung.

Betreute Serverumgebung

Geeignet für kleinere Unternehmen, die keinen eigenen Server betreiben möchten.

Je nach Vereinbarung können unter anderem übernommen werden:

  • Bereitstellung der Plattform,
  • Grundeinrichtung,
  • Benutzer- und Kanalstruktur,
  • Aktualisierungen,
  • grundlegende Überwachung,
  • Unterstützung bei Störungen,
  • vereinbarte Datensicherung,
  • technische Betreuung.

Der genaue Umfang wird vorab schriftlich festgelegt.

Hosting, Speicherplatz, Datensicherung und Wiederherstellungsleistungen müssen eindeutig vereinbart werden und sind nicht automatisch in jedem Einrichtungspaket enthalten.

Bestehende Mattermost-Systeme prüfen

Auch bereits eingerichtete Mattermost-Systeme können überprüft und neu strukturiert werden.

Typische Probleme sind:

  • zu viele Kanäle,
  • unverständliche Kanalnamen,
  • unklare Berechtigungen,
  • ehemalige Mitarbeiter mit aktiven Konten,
  • zu viele Administratoren,
  • fehlende Verantwortlichkeiten,
  • unübersichtliche Teams,
  • unpassende Benachrichtigungen,
  • fehlende Einweisung der Mitarbeiter,
  • unnötige oder veraltete Benutzerkonten.

Ich unterstütze bei:

  • der Bestandsaufnahme,
  • der Neuordnung der Kanalstruktur,
  • der Prüfung von Benutzern und Rollen,
  • der Bereinigung alter Konten,
  • der Anpassung von Zugriffsrechten,
  • der Erstellung verständlicher Nutzungsregeln.

Dateien und Informationen im Firmenchat

Mattermost kann für den schnellen Austausch von Dateien und Informationen verwendet werden.

Der Firmenchat sollte jedoch nicht automatisch zur dauerhaften Dokumentenablage werden.

Geeignet sind beispielsweise:

  • kurzfristige Arbeitsunterlagen,
  • Bilder zu einem aktuellen Vorgang,
  • Besprechungsunterlagen,
  • Hinweise zu laufenden Projekten,
  • technische Informationen,
  • Entwürfe zur Abstimmung.

Wichtige oder dauerhaft benötigte Dokumente sollten anschließend in einer vorgesehenen Dateiablage gespeichert werden.

Für eine strukturierte gemeinsame Dateiablage eignet sich die gesonderte Leistung:

Sichere Cloud-Lösungen für Unternehmen

So bleiben Kommunikation und dauerhafte Dokumentenablage klar voneinander getrennt.

Regeln für die interne Nutzung erstellen

Ein Firmenchat benötigt einfache und verständliche Regeln.

Mögliche Inhalte sind:

  • Welche Themen gehören in welchen Kanal?
  • Welche Informationen dürfen nicht veröffentlicht werden?
  • Wann wird eine Direktnachricht verwendet?
  • Wann gehört eine Information in einen öffentlichen Teamkanal?
  • Welche Dateien dürfen hochgeladen werden?
  • Wie wird mit vertraulichen Informationen umgegangen?
  • Welche Reaktionszeiten werden erwartet?
  • Müssen Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit reagieren?
  • Wer darf neue Benutzer einladen?
  • Wer meldet falsche Zugriffe oder versehentliche Veröffentlichungen?
  • Wie werden alte Kanäle geschlossen oder archiviert?

Die Regeln sollen den Arbeitsalltag vereinfachen und nicht zu einem umfangreichen Regelwerk werden, das niemand liest.

Mitarbeitereinweisung

Mitarbeiter erhalten eine verständliche Einführung in die wichtigsten Funktionen.

Mögliche Inhalte sind:

  • Anmeldung,
  • Teams und Kanäle,
  • öffentliche und private Bereiche,
  • Direktnachrichten,
  • Erwähnungen,
  • Antworten innerhalb eines Gesprächs,
  • Suche nach älteren Nachrichten,
  • Dateiübertragung,
  • Benachrichtigungen,
  • mobile Nutzung,
  • Umgang mit vertraulichen Informationen,
  • Meldung versehentlich veröffentlichter Inhalte.

Die Einweisung wird auf die tatsächlich eingerichteten Funktionen begrenzt.

Mitarbeiter müssen nicht jede technische Möglichkeit kennenlernen, sondern sicher mit den für sie relevanten Bereichen arbeiten können.

Was ein Firmenchat nicht automatisch löst

Ein selbst gehosteter Firmenchat ist nicht automatisch sicher, datenschutzkonform oder gut organisiert.

Entscheidend sind unter anderem:

  • eine gepflegte Serverumgebung
  • aktuelle Software
  • sichere Benutzerkonten
  • passende Zugriffsrechte
  • nachvollziehbare Zuständigkeiten
  • geregelte Datensicherungen
  • verständliche Nutzungsregeln
  • geschulte Mitarbeiter
  • zeitnahe Sperrung ausgeschiedener Benutzer

Ein Firmenchat ist daher ein Baustein der betrieblichen Organisation.

Je nach Bedarf können ergänzend die Leistungen IT-Sicherheit für Unternehmen und Datenschutz für Unternehmen genutzt werden.

So läuft die Einführung ab

1. Kostenloses Erstgespräch

Wir besprechen:

  • wie viele Personen den Firmenchat nutzen sollen
  • welche Messenger oder Kommunikationswege bisher verwendet werden
  • welche Teams und Abteilungen bestehen
  • ob externe Personen eingebunden werden
  • welche Geräte verwendet werden
  • ob eine eigene Serverumgebung vorhanden ist
  • welche Funktionen tatsächlich benötigt werden

2. Planung der Struktur

Gemeinsam legen wir fest:

  • Teams
  • öffentliche Kanäle
  • private Kanäle
  • Benutzergruppen
  • Rollen
  • administrative Zuständigkeiten
  • externe Zugänge
  • Regeln für neue und ausscheidende Mitarbeiter

3. Technische Einrichtung

Die Plattform wird entsprechend der vereinbarten Struktur eingerichtet.

Dazu können gehören:

  • Grundeinrichtung des Servers
  • Einrichtung der Domain
  • Anlegen der Teams und Kanäle
  • Benutzerkonten
  • Rollen und Berechtigungen
  • grundlegende Benachrichtigungen
  • Desktop- und Mobilzugänge

4. Testbetrieb

Vor der vollständigen Einführung wird die Plattform mit ausgewählten Benutzern getestet.

Dabei prüfen wir:

  • Funktioniert die Anmeldung?
  • Sind die richtigen Kanäle sichtbar?
  • Sind vertrauliche Bereiche ausreichend getrennt?
  • Funktionieren Benachrichtigungen?
  • Ist die Bedienung verständlich?
  • Fehlen wichtige Kanäle?
  • Gibt es überflüssige Bereiche?

5. Einweisung und Übergabe

Mitarbeiter erhalten eine Einführung.

Administratoren oder verantwortliche Personen erhalten zusätzlich Hinweise zur Benutzerverwaltung und zur Pflege der Kanalstruktur.

Transparente Preise

Alle genannten Preise sind Endpreise. Aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.

Kostenloses Erstgespräch

Kurze telefonische oder digitale Ersteinschätzung bis etwa 20 Minuten.

Kostenlos

Kommunikations-Kurzcheck

Geeignet für Unternehmen, die prüfen möchten, ob ein eigener Firmenchat sinnvoll ist.

Enthalten sind:

  • Besprechung der bisherigen Kommunikationswege
  • Übersicht vorhandener Messenger und Gruppen
  • Einschätzung der benötigten Teams und Kanäle
  • erste Empfehlung zur möglichen Mattermost-Struktur
  • Einschätzung des Einrichtungsaufwands
  • priorisierte Handlungsempfehlungen

179 Euro

Zeitumfang: bis etwa 90 Minuten.

Mattermost-Startpaket

Geeignet für Selbstständige und sehr kleine Teams mit bis zu fünf Benutzern.

Enthalten sind:

  • Grundeinrichtung einer vorhandenen oder vereinbarten Mattermost-Umgebung
  • Einrichtung eines Teams
  • Einrichtung von bis zu acht Kanälen
  • Einrichtung von bis zu fünf Benutzern
  • grundlegende Rollen und Berechtigungen
  • Einrichtung auf bis zu fünf Endgeräten
  • kurze Einweisung
  • einfache Übergabedokumentation

Ab 599 Euro

Server, Hosting, Domain, Speicherplatz, Datensicherung und mögliche Lizenzen sind nicht automatisch enthalten.

Firmenchat für kleine Unternehmen

Geeignet für Unternehmen mit bis zu 15 Benutzern.

Mögliche Bestandteile sind:

  • Planung der Team- und Kanalstruktur
  • öffentliche und private Kanäle
  • Benutzergruppen
  • differenzierte Berechtigungen
  • Einrichtung der Benutzerkonten
  • Einrichtung auf vorhandenen Arbeitsplätzen
  • mobile Nutzung
  • Regeln für Eintritt und Ausscheiden von Mitarbeitern
  • verständliche Nutzungsregeln
  • Mitarbeitereinweisung
  • Übergabedokumentation

Ab 999 Euro

Nach dem Erstgespräch erhalten Sie ein individuelles Festpreisangebot.

Erweiterte Mattermost-Lösung

Geeignet für Unternehmen mit:

  • mehr als 15 Benutzern
  • mehreren Abteilungen
  • mehreren Standorten
  • externen Mitarbeitern
  • besonderen Berechtigungsanforderungen
  • vorhandenen Benutzerverzeichnissen
  • erweiterten administrativen Anforderungen
  • gewünschter Anbindung an weitere Systeme

Mögliche Leistungen sind:

  • individuelle Strukturplanung
  • mehrere Teams
  • umfangreiche Kanal- und Rechtekonzepte
  • Benutzergruppen
  • abgestufte Administratorrollen
  • Einbindung vorhandener Benutzerstrukturen
  • Migration bestehender Kommunikationsabläufe
  • Schulung verschiedener Benutzergruppen
  • Betriebs- und Wartungskonzept

Preis nach Aufwand und Festpreisangebot

Umstrukturierung eines bestehenden Firmenchats

Beispielsweise:

  • Prüfung vorhandener Teams und Kanäle
  • Bereinigung alter Benutzerkonten
  • Anpassung von Rollen und Berechtigungen
  • Neuordnung unübersichtlicher Bereiche
  • Einrichtung neuer Abteilungen oder Projekte
  • Unterstützung bei ausgeschiedenen Mitarbeitern
  • Überarbeitung der Nutzungsregeln

Ab 89 Euro je Stunde

Der voraussichtliche Aufwand wird vor Beginn abgestimmt.

Betreuung und Wartung

Für betreute Systeme können regelmäßige Leistungen vereinbart werden.

Je nach Umfang können dazugehören:

  • Aktualisierungen
  • grundlegende Funktionskontrollen
  • Benutzerverwaltung
  • Anpassung von Teams und Kanälen
  • Unterstützung bei Störungen
  • Prüfung administrativer Zugänge
  • Kontrolle vereinbarter Datensicherungen

Ab 49 Euro monatlich

Der tatsächliche Preis richtet sich nach Benutzerzahl, Serverumgebung und vereinbartem Leistungsumfang.

Mitarbeitereinweisung

Verständliche Einführung in den eingerichteten Firmenchat.

Mögliche Inhalte:

  • Anmeldung
  • Kanäle und Direktnachrichten
  • Antworten und Erwähnungen
  • Suche
  • Dateien
  • Benachrichtigungen
  • mobile Nutzung
  • interne Kommunikationsregeln
  • Umgang mit versehentlich veröffentlichten Informationen

Ab 249 Euro

Umfang, Teilnehmerzahl und Durchführung vor Ort oder digital werden vorher abgestimmt.

Abgrenzung zu weiteren Leistungen

IT-Sicherheit für Unternehmen

Die Prüfung und Absicherung von:

  • Computern
  • Smartphones
  • Benutzerkonten
  • Passwörtern
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • Servern
  • Netzwerken
  • Router und WLAN
  • Datensicherungen

gehört zur gesonderten Leistung IT-Sicherheit für Unternehmen.

Bei der Mattermost-Einrichtung werden nur die für den Betrieb des Firmenchats erforderlichen technischen Einstellungen vorgenommen.

Datenschutz für Unternehmen

Die Prüfung und Erstellung von:

  • Datenschutzhinweisen
  • Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten
  • Löschregeln
  • Verträgen zur Auftragsverarbeitung
  • Rechtsgrundlagen
  • Mitarbeiterinformationen
  • Datenschutzprozessen

gehört zur gesonderten Leistung Datenschutz für Unternehmen.

Bei der Firmenchat-Einführung werden datenschutzrelevante Punkte berücksichtigt. Eine vollständige Datenschutzprüfung ist jedoch nicht automatisch enthalten.

Sichere Cloud-Lösungen

Die dauerhafte Ablage und gemeinsame Bearbeitung von:

  • Dokumenten
  • Tabellen
  • Projektdateien
  • Kalendern
  • Kontakten
  • Teamordnern

gehört zur gesonderten Leistung Sichere Cloud-Lösungen für Unternehmen.

Mattermost dient hauptsächlich der Kommunikation und kurzfristigen Zusammenarbeit. Eine geordnete Cloud-Dateiablage ersetzt es nicht.

Vor Ort in Essen, Velbert und Umgebung

Persönliche Unterstützung ist unter anderem möglich in:

  • Essen
  • Velbert
  • Heiligenhaus
  • Hattingen
  • Ratingen
  • Mülheim an der Ruhr
  • angrenzenden Teilen des Ruhrgebiets und des Niederbergischen Landes

Planung, Einrichtung und Unterstützung können teilweise auch per Fernzugriff durchgeführt werden.

Mögliche Anfahrtskosten werden vor der Terminvereinbarung transparent abgestimmt.

Häufige Fragen

Ist Mattermost einfach nur ein weiterer Messenger?

Mattermost ist stärker auf die strukturierte Kommunikation in Teams ausgerichtet.

Gespräche können nach Abteilungen, Projekten und Themen in eigenen Kanälen organisiert werden. Benutzer, Rollen und Zugänge werden durch das Unternehmen verwaltet.

Müssen Mitarbeiter ihre private Telefonnummer verwenden?

Nein. Benutzerkonten können unabhängig von privaten Messenger-Konten eingerichtet werden.

Welche Angaben für die Anmeldung erforderlich sind, hängt von der konkreten Einrichtung ab.

Kann Mattermost auf dem Smartphone genutzt werden?

Ja. Die Nutzung ist abhängig von der gewählten Einrichtung über mobile Apps, Desktop-Programme und den Webbrowser möglich.

Können einzelne Kanäle vertraulich sein?

Ja. Es können private Bereiche eingerichtet werden, auf die nur ausgewählte Benutzer Zugriff erhalten.

Können externe Dienstleister eingebunden werden?

Grundsätzlich ja. Externe Personen sollten jedoch nur die Bereiche erhalten, die sie für ihre Aufgabe benötigen.

Die genaue Umsetzung hängt von der gewählten Edition und Berechtigungsstruktur ab.

Können ausgeschiedene Mitarbeiter sofort gesperrt werden?

Ja. Benutzerkonten können durch die verantwortliche Administration gesperrt oder deaktiviert werden.

Dafür sollte ein klarer interner Ablauf bestehen.

Ersetzt Mattermost die E-Mail?

Nicht vollständig.

Ein Firmenchat eignet sich gut für schnelle interne Abstimmungen, Projektkommunikation und kurze Rückfragen.

Formelle Schreiben, externe Kommunikation und bestimmte verbindliche Vorgänge können weiterhin per E-Mail erfolgen.

Ersetzt Mattermost eine Cloud-Dateiablage?

Nein.

Dateien können zwar im Chat ausgetauscht werden, dauerhaft benötigte Dokumente sollten aber in einer geordneten Dateiablage gespeichert werden.

Ist ein selbst gehosteter Firmenchat automatisch sicher?

Nein.

Die Sicherheit hängt unter anderem von der Servereinrichtung, Aktualisierungen, Benutzerverwaltung, Datensicherung und den verwendeten Geräten ab.

Kann WhatsApp sofort vollständig abgeschafft werden?

Das hängt vom Unternehmen und den bisherigen Kommunikationswegen ab.

Häufig ist eine schrittweise Umstellung sinnvoll:

  1. interne Kommunikation in den Firmenchat verlagern
  2. neue Messenger-Gruppen vermeiden
  3. bestehende Gruppen nach und nach schließen
  4. externe Kontakte über geeignete andere Wege informieren

Geschäftliche Kommunikation gehört in geschäftliche Strukturen

Sie möchten interne Absprachen nicht länger über private Messenger, unübersichtliche Gruppen und persönliche Telefonnummern organisieren?

In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob Mattermost für Ihren Betrieb geeignet ist und wie eine verständliche Team- und Kanalstruktur aussehen kann.

SMART + Sicher

Geschützte Unternehmenskommunikation für kleine Unternehmen in Essen, Velbert und Umgebung.

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